Obowiązek informacyjny dotyczący przetwarzania danych osobowych

Poniżej znajdą Państwo wszelkie niezbędne informacje dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych w związku z realizacją procesu sprzedaży przez Key4.

Kto jest administratorem moich danych?

Administratorem Państwa danych osobowych przetwarzanych na potrzeby realizacji procesu sprzedaży Key4 Izabela Szałacińska z siedzibą w Warszawie (00-650), ul. Ludwika Waryńskiego 28, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej NIP 631-201-32-92.

Z kim mogę się skontaktować w kwestiach związanych z przetwarzaniem moich danych osobowych?

We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przez Key4 mogą Państwo skontaktować się pod adresem e-mail: sklep@key4.pl lub poprzez formularz kontaktowy na naszej stronie internetowej.

Jaki jest zakres przetwarzanych przez Key4 moich danych osobowych?

W celu realizacji procesu sprzedaży, tj. dla celów związanych z:

  • prawidłową realizacją usług świadczonych drogą elektroniczną i realizacją składanych zamówień,
  • realizacją składanych przez Państwa zapytań ofertowych oraz zamówień na produkty znajdujące się w ofercie Key4,
  • rozpatrywaniem składanych przez Państwa reklamacji oraz zwrotu świadczeń w przypadku odstąpienia od umowy (zwrotu towaru),
  • otrzymywaniem od nas informacji marketingowych, w tym przesyłaniem Państwu przez nas drogą elektroniczną informacji handlowych,
  • udzielaniem informacji dotyczących statusu realizowanych usług,

niezbędne jest umożliwienie nam przetwarzania następujących danych osobowych:

  • imię i nazwisko,
  • adres,
  • adres e-mail,
  • numer telefonu,
  • numer NIP.

Jaki jest cel przetwarzania moich danych osobowych?

Przetwarzamy Państwa dane osobowe jako podmiot realizujący proces sprzedaży za pośrednictwem środków komunikacji na odległość, przez co rozumiemy:

Cel przetwarzania Podstawa prawna (pełne nazwy aktów prawnych znajdą Państwo na końcu dokumentu)

– Ustalenie Państwa danych w celu realizacji procesu sprzedaży, tj. w celu określenia osoby, która składa zamówienie lub zapytanie.
Art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
– Kontaktujemy się z Państwem pod podanym przez Państwa numerem telefonu czy adresem e-mail, aby np. przekazać Państwu informacje na temat realizacji Państwa zamówienia.
Art. 6 ust. 1 lit. b oraz f RODO, jako tzw. prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora, jakim jest weryfikacja czy wykonanie obowiązków ciążących na administratorze z tytułu sprzedaży produktów zostało zrealizowane w prawidłowy sposób.
– Jako administrator danych będący przedsiębiorcą mamy prawo do dochodzenia roszczeń z tytułu prowadzonej przez nas działalności gospodarczej i tym samym przetwarzania Państwa danych w tym celu.
Art. 6 ust. 1 lit. b oraz f RODO, jako tzw. prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora, którym jest dochodzenie naszych roszczeń i obrona naszych praw.
– Jako przedsiębiorca prowadzimy także księgi rachunkowe oraz spoczywają na nas obowiązki podatkowe – wystawiamy np. rachunki za wykonane przez nas usługi, co może się wiązać z koniecznością przetwarzania Państwa danych osobowych.
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 74 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.

Komu przekazywane są moje dane osobowe?

Jako podmiot profesjonalny dbamy o poufność Państwa danych. Z uwagi na konieczność zapewnienia nam odpowiedniej organizacji np. w zakresie infrastruktury informatycznej czy bieżących sprawach dotyczących naszej działalności jako przedsiębiorcy, Państwa dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

  • dostawcom usług zaopatrujących Key4 w rozwiązania techniczne oraz organizacyjne, umożliwiające zarządzanie naszą organizacją (w szczególności dostawcom usług teleinformatycznych, firmom kurierskim i pocztowym),
  • dostawcom usług prawnych i doradczych oraz wspierających Key4 w dochodzeniu należnych roszczeń (w szczególności kancelariom prawnym, firmom windykacyjnym),
  • autorowi książki "Historia antykultury" jeśli zakup dotyczył tego produktu,
  • osobom upoważnionym przez Państwa.

Przez jaki czas przetwarzane są moje dane osobowe?

Wszelkie dane przetwarzane na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych przetwarzamy przez pięć (5) lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy. Z zastrzeżeniem tego terminu, jeżeli dane były przez nas przetwarzane w celu dochodzenia roszczeń (np. w postępowaniach windykacyjnych) przetwarzamy dane w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń, wynikający z przepisów kodeksu cywilnego. Po upływie wyżej wymienionych okresów Państwa dane są trwale usuwane lub poddawane anonimizacji.

Czy podanie danych jest moim obowiązkiem?

Ze względów rachunkowych czy podatkowych posiadamy obowiązek prawny przetwarzania Państwa danych, brak ich podania może skutkować np. niemożnością wystawienia faktury czy imiennego rachunku na Państwa rzecz, a tym samym zrealizowania przez nas jakiejkolwiek usługi.

Jakie mam prawa?

Jako administrator Państwa danych, zapewniamy Państwa prawo dostępu do danych, mogą je Państwo również sprostować, żądać ich usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania. Mogą Państwo także skorzystać z uprawnienia do złożenia wobec Key4 sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych oraz prawa do przenoszenia danych do innego administratora danych, o ile jest to możliwe z perspektywy rozwiązań technicznych. Jeżeli chcą Państwo skorzystać z któregokolwiek z tych uprawnień wystarczy, że skontaktują się Państwo z naszym Inspektorem Ochrony Danych. Informujemy także, że przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorującego przestrzeganie przepisów ochrony danych osobowych.

Definicje i skróty

RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych).